RECEPCIONISTA / TELEFONISTA
Aprenda uma nova Profissão!

Recepcionar visitantes, atender telefonemas, efetuar chamadas telefônicas.

Atendente
Telefonista

Recepcionar / controlar visitantes.
Encaminhar visitantes para os funcionários da empresa.
Responder perguntas gerais sobre a empresa ou direcionar as perguntas para outros funcionários qualificados a responder.
Enviar e receber correspondências ou produtos.
Processar a correspondência recebida (pacotes, telegramas, faxes e mensagens), organizá-los e distribuir para o destinatário.
Executar arquivamento de documentos.
Executar trabalhos de digitação (algumas empresas exigem um mínimo de 45 palavras/minuto).
Organizar viagens.
Marcar reuniões.
Controlar as chaves.
Registrar informações.
Utilizar o computador e impressoras da recepção.
Utilizar pagers, intercomunicadores, rádios e sistema de alto-falantes.
Utilizar a máquina copiadora.
Utilizar o fax.
Manter atualizado os livros de registros de correspondência e registro de fax.
Telefonista - Efetuar telefonemas, atender telefone e transferir chamadas telefônicas.
Ajudar visitantes a fazer ligações internacionais.
Anotar recados de visitantes ou de chamadas telefônicas e enviá-los para os funcionários.
Saber usar o correio de voz.
Saber agendar e fazer reuniões por telefone (conference calls).
Manter em ordem e limpo o local da PABX.
Registrar diariamente as ligações telefônicas nacionais e internacionais realizadas.
Processar o débito das ligações telefônicas.
Reportar falhas do equipamento telefônico.
Conhecer os aspectos legais da profissão.
Atuar com ética no exercício da função: imagem profissional, imagem da empresa, sigilo profissional, relacionamento com colegas e superiores.
Conhecer a tarifação dos serviços telefônicos.
Saber utilizar os serviços das empresas concessionárias de atendimento público (informações, consertos, auxílio de telefonistas, etc).

1. Habilidades Necessárias
   Boa comunicação oral.
   Boa memória.
   Habilidade em digitar.
   Leitura bem fluente.
   Fluência em língua estrangeira é recomendável.
   
   

2. Conhecimentos Necessários
   Algumas empresas requerem 2o. Grau completo.
   Saber operar mesas telefônicas (PABX).
   Conhecer os cargos da empresa e suas responsabilidades.
   Conhecer a organização da empresa.
   Conhecer os procedimentos de emergência.
   
   

3. Qualidades Pessoais
   Cordial.
   Paciente.
   Prestativa.
   Saber ouvir.
   Saber trabalhar sob pressão.
   Boa comunicação verbal.
   Coordenação Motora.
   Capacidade de memorização.
   Sociabilidade.
   Estabilidade emocional.
   Responsabilidade.
   Educada ao telefone.
   
   

4. Requisitos Físicos
   Voz clara e agradável, boa audição e boa aparência.
   Trabalho bastante repetitivo.
   Em algumas empresas existe stress causado por forte supervisão, por computador e por supervisão pessoal.
   Necessitam aprovação da supervisão para ausentar-se do posto de trabalho.
   Requer esforço físico de estar sentado / parado por longos períodos de tempo.
   
   

Segundo grau.
Cursos de digitação.
Cursos de Recepcionista / Telefonista ou auxiliar de escritório.
Experiência em serviços que envolvam muitos contatos com pessoas, digitação de textos e outros serviços de escritório.

Setenta e cinco por cento trabalham como telefonista em hotéis, hospitais, clínicas, comércio, escritórios de empresas, etc. O restante trabalha nas companhias telefônicas.
Normalmente não viajam.
Utilizam telefones, mesas telefônicas, computadores, copiadoras e faxes.
Interagem com muitas pessoas como: clientes, funcionários, gerentes, visitantes, etc.
Muitas telefonistas / recepcionistas trabalham usando computadores, em locais bem iluminados, com ar condicionado, etc. Entretanto, se o local não tiver tido um bom projeto a Recepcionista / Telefonista poderá experimentar desconforto visual e dores nas costas.
Trabalham nas horas normais das empresas. Entretanto, em hotéis, hospitais e outros locais trabalham em turnos (fins de semana, feriados, noite, dia, etc).

Fatores positivos:
Muitas empresas necessitam do toque humano e da habilidade na recepção da empresa.
Áreas de turismo e hotéis são de grande utilização e valorização de recepcionistas, principalmente devido ao valor atribuído à habilidade de saber relacionar-se com pessoas.
Embora a maior parte dos telefones possa ser discado diretamente, ainda existem números que requerem o auxílio de uma telefonista.
A fusão das atividades da telefonista e de recepcionista é um fator positivo, pois as novas telefonistas/recepcionistas devem enriquecer seu trabalho diário executando serviços de secretária, auxiliar de escritório, etc. Isto capacita as mesmas a aspirar promoções para outras áreas da empresa.
As telefonistas/recepcionistas mais experientes devem saber usar mesas telefônicas, correio de voz, sistemas de arquivamento, internet, e-mail e excelente rapidez na digitação de textos.

Fatores negativos:
O emprego de telefonistas em companhias telefônicas deve diminuir bastante nos próximos anos devido à automação.